Cuando llevas muchas bodas a las espaldas, eres más consciente de la importancia de que todos los pasos estén ajustados con precisión. Si estás empezando en este negocio, tu objetivo número uno con tu nueva pareja de clientes es crear un cronograma de cómo se llevará a cabo la planificación de su boda.
Un calendario bien definido es la super importante. Hay tantos pasos a seguir, que la planificación es clave.
Cronograma para planificar correctamente una boda.
Crear un cronograma cuando tienes experiencia te puede llevar unos 20 minutos, aunque reconozco que aun siendo una tarea fundamental es un poco rollete.
Recuerda que la práctica hace al maestro.
#1 Empieza creando un cronograma provisional.
A medida que se acerca la boda, lo más probable es que tu cronograma cambie un millón de veces. Sin embargo, es bueno que facilites a tus clientes un cronograma provisional tan pronto como reservan tus servicios.
Un cronograma provisional facilitará a tus clientes cuando empiecen a hablar con los proveedores.
#2 Confirmar a los proveedores
Trabajar con proveedores de confianza ayuda a resolver algún imprevisto en el día de la boda. Esta confianza se consigue porque hay buena comunicación. Considera a tus proveedores como parte de tu equipo. El objetivo es trabajar juntos para que la novia no esté al tanto de cualquier problema que pueda ocurrir.
Es recomendable empezar a confirmar con los proveedores seleccionados por la novia al menos 7-10 días antes de la boda. Es importante transmitir esto a los proveedores con los que se va a trabajar en breve. Una buena idea es tener creada tu propia plantilla de lista de preguntas (Puedes crear tu propia lista de preguntas o puedes utilizar la lista de verificación de confirmación de los vendedores que se encuentra en el kit de plantillas para empresa). Cuando hables con cada uno de los proveedores, anota la hora a la que llegarán el día de la boda
#3 Crear el cronograma maestro o definitivo
Para crear el cronograma maestro o definitivo, usa el cronograma provisional que creaste cuando reservaste con tu cliente por primera vez y las horas de llegada de los proveedores. Enumera todos los eventos en orden cronológico. Sería muy difícil de leer si se organizara de otra manera. También debes rellenar todas las descripciones que correspondan, por ejemplo, la canción del primer baile, el orden de entrada de la novia y quién hace la bendición.
#4 Envía por email el cronograma definitivo
Una vez tengas creado el cronograma finalista, con el que te sientas a gusto, envíalo a todos los proveedores involucrados.
Recuerda que esta acción debes hacerla unos cuatro días antes de la boda. Es conveniente que también incluyas en este email el plano y cualquier otra información necesaria para que no quede nada sin comunicar. Por ejemplo, el número de habitación de los novios o la situación del aparcamiento de los proveedores.
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