¿Sabías que ser una persona ordenada y con método es, en gran medida, el secreto de tu éxito como wedding planner? El cerebro se estresa si no sabe cuáles son los siguientes pasos, y es más fácil que se comentan errores durante la ejecución de la planificación, porque ¡es tan fácil perderse!
Planificación de la boda: Calendario
Una buena práctica que te ayudará en tu organización es que te anticipes creando un primer boceto del calendario de la boda antes de que cualquier proveedor te marque el paso o te lo cambie tu idea de planificación que tienes en mente.
Crear un buen calendario de boda con todos los aspectos a controlar es una tarea algo aburrida pero SUPER IMPORTANTE. Solo con la práctica agilizarás su elaboración.
1. Crear un boceto inicial de cómo será el calendario de boda.
A lo largo del tiempo, tu boceto irá transformándose en definitivo, pero aun así, según se acerca el día de la boda, sufrirá más de un ajuste. Pero recomendable que tus clientes tengan el boceto tan pronto contratan tus servicios, porque les ayudará a hablar con otros proveedores
2. Confirmación de proveedores
Recuerda que hablando se entiende la gente. Por eso no dejes de comunicarte con los distintos proveedores antes de la boda para evitar imprevistos no deseados.
Trabaja en equipo con tus proveedores, para que los novios estén relajados y no perciban ningún problema.
El momento de confirmar con los proveedores seleccionados por los novios es entre 7 y 10 días antes de la boda. Es importante transmitir esto a los proveedores con los que pronto estarás trabajando. Puedes crear tu propia lista de preguntas o puedes usar la lista de verificación de confirmación de proveedores dentro del Kit del wedding planner. Mientras hablas con cada uno de los proveedores, anota la hora a la que llegarán el día de la boda.
3. Elabora el calendario de boda definitivo
Para su construcción partirás del calendario que bocetaste inicialmente en el momento que reservaste con tus clientes y que facilitaste a los proveedores.
Enumera todos los eventos en orden cronológico. Sería extremadamente difícil de leer si estuviera organizado de otra manera. También deberías llenar todas las descripciones que correspondan, por ejemplo, la canción del primer baile, el orden de entrada de la novia y tiempo estimado de la ceremonia, …
4. Envío del calendario definitivo por email.
Una vez que haya creado un calendario con su línea de tiempo con la que te sientas a gusto para ejecutar, es el momento de enviarla a los proveedores implicados.
Esto deberás hacerlo aproximadamente 4 días antes de la boda. ¡No olvidarse de ningún proveedor! Es recomendable adjuntar toda la información relevante del evento, como por ejemplo: planos, ubicación exacta con su dirección, dónde estacionan los proveedores, etc.
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